KISS = Keep it Short and Simple .1
אימייל עסקי הוא לא המקום להפגין בו את המלים הגבוהות והביטויים היפים שאנו אולי מכירים באנגלית. המטרה היא תקשורת מהירה, ברורה וקצרה (חשבו על הזמן של מי שעומד לקרוא את המייל שלכם, זמן = כסף) ולכן- השתמשו במלים ובמשפטים פשוטים, ברורים וקצרים. מומלץ לכלול נושא אחד מרכזי באימייל ולא יותר.
2. שמרו על טון מנומס ונייטרלי
נהוג להשתמש בשפה מעודנת, לא ישירה מדי ולא מאשימה. לדוגמה, במקום לכתוב:
We need you to send the results by Monday, or we will not be able to complete the report
כדאי לכתוב: Please could you send the results by Monday, so that we can complete the report
3. העזרו ברשימה של ביטויים נפוצים
מדובר ברשימה המכילה מספר תבניות של משפטים למטרות שונות. לדוגמה, כיצד לפתוח מייל, כיצד להביע התנצלות, לדרוש דבר מה, וכדומה. רשימה כזו תחסוך לכם זמן רב של ניסוח, ויתר על כך, עם הזמן כבר לא תזדקקו לה, כיוון שתכירו ביטויים אלה בעל-פה.
4. Be positive
שמרו על תקשורת חיובית. למשל, במקום לומר שאינכם יכולים לבצע מטלה מסויימת, אמרו מה כן ביכולתכם לעשות. במקום לומר מה אין, הדגישו את מה שיש.
נסו להימנע ממלים הנחשבות "שליליות". לדוגמה, במקום problem השתמשו במילה challenge וכדומה (ישנה רשימת מלים היוצרות תחושה שלילית, ורשימה של מלים חיוביות).
5. הימנעו מקיצורים וסמלונים וכן מביטויים מקצועיים שאינכם בטוחים שהקורא מכיר
קיצורים כגון FYI, RSVP וכדומה עלולים לגרום למבוכה אצל מי שמקבל את האימייל, אם אינו מכיר אותם ואת משמעותם.
שימוש בסלנג וסמלוני הבעה אינו מקובל בתכתובת עסקית.
כאשר משתמשים במלים וביטויים מקצועיים, שוב יש לשאול את עצמנו האם אנו בטוחים שהקורא יכיר את השפה. אם יש ספק, ראוי לבאר את המושגים על ידי שימוש בסוגריים המכילים הסבר, או שימוש במלים אחרות.
6. חשבו על הקורא שלכם
זהו אולי הדגש החשוב ביותר.
לפני כתיבת המייל, ענו לעצמכם על השאלות:
- מה מטרת המייל?
- איזו פעולה אני רוצה שהקורא ינקוט?
לאחר שסיימתם לכתוב, נסו לענות על השאלות:
- האם הבהרתי את רצוני בדרך הפשוטה ביותר?
- האם שמרתי על טון נעים אך ענייני?
תגובה 1:
אני הכרתי את הקיצור קצת אחרת, בתור keep it simple stupid,
אז בהחלט אהבתי את השינוי שאת עשית כאן, שדרוג משמעותי לכל הדעות
מקווה לראות עוד כאלה בהמשך הדרך!
הוסף רשומת תגובה