מה זה אתיקת מיילים?

הי,

 CC image courtesy of Ann Douglas on Flicker

 

מי לא מכיר את הביטוי 'אתיקה מקצועית''?'...

הידעתם שיש מושג בשם 'אתיקת אימייל' או 'אתיקת רשת'?

באנגלית netiquette  זה שילוב של המלים  net (רשת) ו- etiquette (אתיקה, כללי התנהגות).

אלה בעצם כללים בלתי כתובים (טוב, בשביל זה יש לכם אותי : ) או נורמות הנוגעות לשליחה והעברה של מיילים. 

לדעתי, חשוב לזכור את הנורמות האלה גם, ואולי במיוחד בתקשורת עסקית.

קיבצתי עבורכם ארבעה כללים משמעותיים, אז בואו נתחיל:

 

 

1. Do not forward people's emails to you without their knowing

לא מקובל להעביר מייל שנשלח אליכם ע"י אדם אחד לצד שלישי בלי ליידע אותו מראש או לפחות לכתב אותו למייל המועבר. 

2. Write a clear subject heading that states the bottom line of your message

שורת נושא טובה וממוקדת לא רק מקלה על הקורא שלכם בסינון הראשוני כשהוא מעיף מבט בתיבת הדואר שלו, היא גם תעזור לו בהמשך לשלוף את האינפורמציה הזו ו/או לתייק אותה במקום מתאים.

מעבר לכך, מתקבלת תחושה מקצועית ומסודרת, שתהיה מקושרת לשם שלכם כשולחים. לא שווה?

3. Reply swiftly

נהוג לענות על אימייל עסקי תוך 24 שעות, ועדיף באותו יום עבודה.

אם המייל מורכב ודורש תשומת לב רבה, מומלץ להשיב עליו בכמה שורות שאומרות שראיתם את המייל, ושתתפנו להשיב עליו בהמשך.

4. Use acronyms (DYK, FYI, AKA, RSVP, etc.) carefully

דמיינו את עצמכם מקבלים אימייל ובו קיצור או ראשי תיבות (acronym) שמעולם לא נתקלתם בו. עצור. פתח גוגל. חפש את הביטוי. אה. אוקי. המשך בקריאת המייל.

לא כדאי להשתמש בקיצורים כאלה, אלא אם כן אתם יודעים בודאות שהצד השני מכיר אותם ומשתמש בהם. 

אם מאוד מתאים לכם להתשמש בביטוי כזה, רשמו בסוגריים את פירושו בפעם הראשונה, ובהמשך המייל תוכלו להשתמש בו שוב.

הכללים האלה "עושים לי שכל" תמיד כשאני שמה את עצמי בנעלים של האחר (השולח או המקבל).

מכירים עוד חוקים בלתי כתובים כאלה? שתפו שתפו! 

כתיבה נעימה!